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Prise de notes en réunion : quelle méthodologie utiliser ?
Au cours d’une réunion d’entreprise ou d’une instance représentative du personnel, la prise de notes est un exercice difficile, mais incontournable. En effet, prendre des notes c’est retenir les informations essentielles pour écrire un compte-rendu fiable et relatant les échanges avec exactitude. Notre équipe de transcripteurs vous donne ses conseils sur la méthodologie à mettre en place pour une prise de notes efficace.
Prise de notes : de quoi parle-t-on ?
Les différents types de réunion
Nous sommes tous un jour ou l’autre confrontés à la prise de notes : dans le cadre de notre activité professionnelle, durant nos études, etc. Rappelez-vous vos notes prises en cours pour préparer votre bac ou un concours… Selon les métiers, la prise de notes peut même se révéler d’une importance capitale : les domaines de la recherche ou de la médecine, de la justice ou encore dans les médias. Parmi les différentes situations qui exigent une bonne prise de notes, citons entre autres :
• une réunion en entreprise ;
• une session de formation ;
• les instances représentatives du personnel (IRP) ;
• une conférence ;
• une interview ou un entretien, etc.
Les objectifs de la prise de notes
La prise de notes doit vous permettre de simplifier vos idées pour les écrire rapidement et de manière concise. Elles doivent toutefois être assez claires et précises pour faciliter votre travail de mémorisation et de rendu des informations. Conservées à l’état brut, elles doivent vous aider à vous souvenir des éléments importants qui ont été abordés. Vos notes pourront également vous servir de base pour rédiger des documents complets (comptes-rendus, procès-verbaux, rapports).
Quels outils utiliser lors d’une prise de notes ?
Pour les réunions assez courtes, une simple page de bloc-notes et un stylo pourront suffire. Pour autant, l’ordinateur et la tablette vous permettront d’effectuer une prise de notes plus rapide et efficace. L’outil bloc-notes ou un simple document Word peuvent suffire. Avec des logiciels spécifiques comme OneNote ou Evernote, vous partagerez vos notes facilement avec vos collaborateurs. Pour vous rassurer et être sûrs de ne pas rater un élément important, vous pouvez doubler votre prise de notes par l’enregistrement de la réunion. Vous aurez alors besoin d’un simple dictaphone ou d’un enregistreur professionnel selon le nombre d’intervenants.
Nos conseils pour une prise de notes performante
Avant la réunion, bien préparer votre prise de notes
Prendre connaissance du contenu de la réunion, des sujets à aborder, des objectifs et des participants : plus vous aurez d’éléments en amont de la réunion, plus la prise de notes sera simple. Pour gagner du temps lors de la rédaction, demandez la réception des documents de présentation par email.
Les informations les plus importantes à rédiger
Le saviez-vous ? Le débit oral est de 150 mots à la minute en moyenne, alors que la rédaction tourne aux environs de 30 mots à la minute.
À moins d’occuper un poste de sténodactylo, il est difficilement pensable de tout écrire textuellement au cours de la réunion. L’écriture de vos notes repose donc avant tout sur les idées les plus utiles. Focalisez-vous donc sur les points suivants :
• les décisions prises ;
• les actions et tâches à mener ;
• l’information à conserver ;
• les étapes qui suivent la réunion.
Concentration et esprit de synthèse
Pour prendre des notes, vous devez faire preuve d’une concentration à toute épreuve. En effet, il est indispensable de bien écouter pour bien écrire ce qui se dit au cours de la réunion. Votre attention doit se porter uniquement sur la transcription à l’écrit des informations primordiales. Vous devez donc également avoir l’esprit de synthèse pour trier les informations au fur et à mesure des discussions.
Comment structurer votre prise de notes ?
L’idéal est de toujours prendre vos notes de la même façon. Pour gagner du temps et effectuer un travail productif dans la rédaction de votre document, privilégiez :
• les listes à puces ;
• les phrases courtes ;
• les mots-clés ;
• les abréviations, symboles ou signes.
Cette technique d’écriture vous garantit une meilleure gestion de votre temps d’écoute et de rédaction de vos notes. Si certains passages vous semblent flous et si vous avez des questions, n’hésitez pas à l’écrire en commentaire pour revenir sur ces points après la réunion.
Après la réunion — Compléter directement vos notes
Les informations que vous allez écrire font office de support de mémoire. Une fois la réunion terminée, il vous faudra peaufiner vos notes afin de rédiger votre compte-rendu ou procès-verbal. Avant l’élaboration de votre document, relisez et structurez votre page de notes de préférence dans les 24 heures pour faire appel à votre mémoire plus facilement.
Pour résumer, à partir de vos notes, vous allez pouvoir :
• rédiger des phrases complètes à partir des mots-clés et des abréviations écrites ;
• compléter les points manquants pour vous assurer de ne rien oublier ;
• structurer votre texte avec des titres et des sous-titres.
Besoin de compte-rendu de réunion ? Externalisez !
La prise de notes et la transcription écrite des réunions peuvent vite devenir chronophages pour un collaborateur en interne de votre entreprise. L’équipe de transcripteurs de Deastance Services est spécialisée sur la prise de notes et la transcription écrite de réunions, interviews, entretiens et IRP. Deux possibilités :
• vous nous envoyez vos enregistrements audios ;
• nous nous déplaçons pour une prise de notes et l’enregistrement de votre réunion.
Notre équipe s’attèle ensuite à la transcription audio de vos réunions. Pour réaliser ce travail, ils s’appuient sur les fichiers audios et les documents que nos clients leur fournissent (ordre du jour, supports de réunion, listes de participants, etc.).
Transcription intégrale, synthétique, semi-synthétique ou épurée, nos transcripteurs s’adaptent à vos besoins…
