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Conseil municipal : la rédaction du procès- verbal
Présidé par le maire de la ville ou du village, le conseil municipal gère les affaires et la vie de la commune. Le conseil municipal a lieu au moins une fois par trimestre. À cette occasion, il faut rédiger un procès-verbal des séances et cela ne se fait pas à la légère. Celui-ci doit en effet respecter certaines règles.
Le conseil municipal : rôle et missions
Le conseil municipal représente les habitants d’une commune et comprend le maire, ses adjoints et les conseillers municipaux. Les membres de ce conseil sont élus au suffrage universel direct lors des élections municipales. La première tâche du conseil est d’élire le maire du village ou de la ville. Le conseil municipal discute de la vie de la commune, vote le budget, approuve les comptes administratifs et émet ses vœux sur les différents sujets d’intérêt local. Il gère les services publics municipaux et peut engager des travaux. Le conseil municipal administre également le patrimoine communal et accorde des aides pour le développement économique de son territoire.
Les séances du conseil municipal
Le conseil municipal se réunit au moins une fois par trimestre, mais généralement, les séances ont lieu une fois par mois. L’ordre du jour, qui est communiqué avant chaque séance, est établi par le maire. Le public peut assister aux séances sauf décision contraire de l’assemblée ou du maire. Les séances de conseil municipal sont l’occasion de voter des mesures. Certains membres se réunissent auparavant en commissions pour étudier des dossiers qu’ils présenteront ensuite en séance.
Le procès-verbal de conseil municipal
Définition
Le procès-verbal de conseil municipal est un document généralement rédigé par le secrétaire de séance. Il retranscrit les faits et les décisions abordés lors de la réunion. Il est important de garder une trace des discussions, des différentes interventions, des votes, des réponses apportées par les membres du conseil municipal aux questions posées par l’assemblée. Le procès-verbal est ensuite approuvé par les conseillers municipaux à la séance suivante.
La législation
L’article L. 2121-15 du Code général des collectivités territoriales (CGCT) précise qu’au début de chaque séance, le conseil municipal doit nommer un ou plusieurs de ses membres pour assurer la fonction de secrétaire.
Le procès-verbal est donc rédigé par le secrétaire de séance, préalablement nommé par le conseil municipal. Il doit être obligatoirement signé par les conseillers municipaux présents selon l’article L. 2121-23 du CGCT. Dans le cas contraire, ils doivent préciser la cause qui les a empêchés de signer. Cet article précise que les délibérations doivent être inscrites par ordre de date. De plus, le maire n’a pas le droit de faire disparaître du procès-verbal les propos injurieux ou diffamatoires ni les déclarations qui peuvent entraîner la responsabilité de la commune.
Les mentions recommandées
Aucune législation ne précise les mentions qui doivent être précisées obligatoirement aux procès-verbaux de conseils municipaux. Certaines sont cependant fortement recommandées.
• Le jour et l’heure de la séance du conseil municipal.
• Le nom du président de séance, du secrétaire, des conseillers présents, des conseillers absents ayant donné procuration.
• L’ordre du jour de la réunion.
• Les différents points discutés, les débats, les opinions exprimées, dont celles de l’opposition.
• Les informations obligatoirement fournies aux conseillers concernant les questions de l’ordre du jour.
• Les votes et les délibérations.
Différence entre procès-verbal et compte rendu
Le procès-verbal et le compte rendu sont des documents différents tant sur le plan juridique que sur le plan formel.
Le compte rendu de réunion
Le compte rendu est un document succinct qui vise à informer les habitants des sujets à l’ordre du jour et des décisions prises pendant les séances. Les conseillers qui ont participé aux délibérations peuvent y être cités (article L. 2131-11 du CGCT). Le compte rendu est préparé par le maire, qui est responsable de son affichage à l’entrée de la mairie sous huit jours selon l’article L. 2121-25 du CGCT. Il peut également le mettre à disposition des administrés sur le site Internet de la commune sous forme de document PDF à télécharger. Il constitue donc une formalité de publicité.
Le procès-verbal de réunion
Le procès-verbal va, quant à lui, entrer dans les détails des délibérations afin d’établir et de conserver les faits et décisions des séances. Il doit obligatoirement être signé par les conseillers municipaux présents à cette séance. Il est approuvé par les conseillers municipaux à la séance suivante, même si ce n’est pas une obligation légale. Il ne constitue pas une formalité de publicité.
La transcription des délibérations peut être faite sur un document unique qui peut être communiqué à toute personne comme inscrit dans l’article L. 2121-26 du CGCT. Il n’est donc pas illégal que le même texte soit à la fois le compte rendu et le procès-verbal du conseil municipal si les décisions y sont décrites de façon claire.
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