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Télétravail et continuité d’activité chez Deastance Services

Coronavirus : à période inédite, organisation inédite !
Depuis mi-mars, nous relevons chaque jour le challenge de la continuité d’activité. Durant l’état d’urgence sanitaire, Deastance Services se mobilise donc en télétravail et invente de nouveaux schémas pour assurer la sécurité de ses collaborateurs et s’adapter aux besoins de ses clients…

Les maîtres-mots : réactivité et adaptation

Dès le vendredi 13 mars, nous avions décidé d’anticiper la mise en place du confinement et d’envisager le télétravail pour l’ensemble de nos équipes. Un réel défi pour une entreprise adaptée de plus de 30 salariés ! Installation du matériel informatique et des logiciels, adaptation des process, visioconférences, etc. Dès le mardi 17 mars, nous étions donc prêts pour nous lancer dans cette nouvelle aventure. Nos collaborateurs ont su faire preuve de flexibilité, tout comme nos clients qui, selon les secteurs d’activités, ont dû se réorganiser. Concrètement, comment ça se passe ? Petit tour d’horizon de nos différents métiers…

La transcription audio

Habituellement, nous avons deux manières de procéder en transcription audio :
• nos collaborateurs se déplacent pour enregistrer les réunions chez nos clients ;
• nos clients nous envoient leurs enregistrements audio.
En cette période de crise sanitaire, le mot « réunion » implique en lui-même un changement de fonctionnement. Nos clients ont donc mis en place des réunions en visio ou en audioconférence. Nous proposons alors deux options :
• un de nos collaborateurs assiste à la réunion à distance et procède à l’enregistrement et à la prise de notes en direct ;
• le client enregistre sa réunion en vidéo ou en audio et nous transmet son fichier.
Tous nos collaborateurs sont installés chez eux, avec leur matériel : PC, casque, pédale (matériel utilisé pour arrêter une bande-son, avancer ou reculer tout en gardant les mains libres pour taper sur son clavier).
Nous adaptons nos plannings quotidiennement pour répondre aux nombreuses instances extraordinaires de nos clients. En effet, pour faire face à la crise du coronavirus, certains sujets doivent être traités avec réactivité en CSE ou CSSCT : chômage partiel, reprise d’activité, conditions de travail, etc.

La relation client

Nos téléconseillers interviennent depuis chez eux pour répondre aux mails et aux messages sur les réseaux sociaux de nos clients tout en suivant les mêmes procédures qu’à leur bureau. Les encadrants, coachs et managers, restent en contact constant avec eux pour leur transmettre les évolutions de process et les nouveautés.
Et quand on travaille pour la relation téléspectateurs de chaînes de télévision, autant dire que le confinement entraine un flux d’activité significatif ! Vous êtes nombreux à suivre les programmes diffusés sur ces chaînes et à commenter l’actualité. Toute notre équipe gère donc les réponses au quotidien !

Accueil et gestion de courrier : nos prestations en entreprise

Nos missions d’accueil et de gestion de courrier en entreprise sont quant à elles soumises à l’ouverture des agences de nos clients. Certaines de nos collaboratrices ont donc continué à se rendre à leur poste. Nous avons dû avant tout nous assurer que toutes les précautions sanitaires étaient respectées : mise à disposition de gants, masques, gel hydroalcoolique, kit de désinfection, installation de plexiglas pour les bureaux d’accueil, etc.

La rédaction web

La rédaction web est certainement l’activité la plus simple à gérer en télétravail. Nous avons la chance de pouvoir continuer sans trop de changement nos missions comme au bureau. Recherche d’informations, logiciels SEO, rédaction, intégration sur CMS : tout se passe sur le web et une bonne connexion Wifi suffit !

Télétravail et management en entreprise adaptée

Maintenir et consolider le lien social

Ne pas rompre le contact pour éviter l’isolement, voilà l’enjeu principal du management à distance. Au quotidien, cela se traduit par des réunions en visioconférence et des contacts réguliers par téléphone pour s’assurer du bien-être de nos équipes.
Ces moments d’échanges nous permettent également de suivre la montée en compétence de nos collaborateurs et le bon déroulement de la production, le télétravail ne devant avoir aucun impact sur la qualité de nos prestations.
Finalement, ce qui vaut en entreprise adaptée vaut pour toutes les entreprises… à la différence près que nos collaborateurs sont « extra ordinaires » !

Protection des collaborateurs

Comme dans toute entreprise, nous nous devons de garantir la protection de nos collaborateurs, notamment les plus fragiles. Nous avons fourni le matériel nécessaire à nos collaborateurs ayant besoin d’une adaptation de poste. Nous étudions dès maintenant le protocole sanitaire nécessaire au retour progressif des équipes dans nos locaux. Affaire à suivre…

Un engagement collectif…

Nous avons la chance d’avoir des collaborateurs réactifs, investis et professionnels qui ont su s’adapter aux nouvelles conditions de travail très rapidement.
C’est dans ces périodes difficiles que nous nous rendons compte de la valeur des choses. Nous n’en doutions pas, mais la crise du coronavirus a mis en lumière une de nos forces : une équipe soudée et volontaire.
Merci à tous !

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